自分の生産性をあげるには

from 杉本

良くビジネスで、
「生産性を高める」という言葉が使われます。

今まで１時間に１０個しか作れなかったものが、
１時間に１２個作れるようになると、
「生産性が上がった」と言いますね。

それと同様に、
人間１人ひとりも、
生産性を高めることができます。

毎日仕事に取りかかる前に、
今日１日何をしようかと考え、
手帳のTo Do Listに、
やろうと思う項目を、
書き込んでいる方もいらっしゃることでしょう。

そのときのルールとして、
次のようなことが挙げられます。

1． 思いつくままにやるべき仕事を箇条書きにする。
とにかく紙に書き出していってみましょう。
そうする中で、気分も落ち着くし、
次第に仕事が「見えて」くるようになります。

項目は、電話をかける、ファックスする、
といった簡単なアクションから、
文書作成、情報収集、という基本的な仕事、
銀行からお金を引き出すといったプライベートにいたるまで
多種多様で構いません。
思いついた順に書いていきます。

2． 今日やろうとすることを書き終えたら、
それらをA,B,Cでランク付けします。

・ Aは今日やり終えないと、悪いストレスが溜まってしまうような仕事
（最重要）
・ BはAをすべてやり終えてもまだ時間がある場合、やろうと思う仕事。
（重要）
・ CはAもBも終えて、まだ時間があるときにやろうと思う仕事。
（選択可能）

Aには、前回紹介した「緊急で重要なこと」と
「緊急ではないが重要なこと」が含まれるはずです。

念のためにご説明致します。

「緊急で重要なこと」とは、
緊急に対応しなければ、大変な事態になってしまうようなこと。

例えば、
・ 顧客から、明日までに仕上げて提出するように求められている企画書。

・ 顧客からのクレーム

「緊急ではないが重要なこと」は、

今日明日急いでしなければならないことではないが、
自分の近い将来に影響を及ぼすような大切なことを意味します。

例えば、
・ 海外駐在員に選ばれることを目指しているが、
英語力の目安としてTOEIC８００点以上が応募条件。
現在TOEIC５００点未満なので、３年以内に８００点を目指す。

・ 自分の配偶者や子供と、さらに良い関係を結ぶための活動。

・ 将来希望する仕事に就くために必要な資格取得のための学習。

・ １０年後の定年退職に備えて、退職後の人生を計画する。

・ 自分にとって大切な人たちの誕生日、記念日をリストアップし、
　必ずその日に、お祝いのメッセージを送る。（人間関係を構築する。）

などがその例です。

この「緊急ではないが重要なこと」は、
１日の行動スケジュールに、
必ず１〜３つ程度入っているようにしましょう。

自分の近い将来を決める大事なことですから。

ABCをつけ終わったら、その次は１、２、３です。

Aをつけた項目が複数ある場合、
自分が重要だと思う順に、
A1,A2,A3というようにランク付けしましょう。

それから、B1,B2,B3, C1,C2,C3というように、
順にランク付けしていきましょう。

そして、A1の仕事から順に対応していくのです。

何故、重要な順に処理していくべきかを、
実話を通して、ご説明致しましょう。

「ある銀行頭取の経験」
アメリカの小さな町に、１店舗しかない小さな銀行がありました。

その銀行の頭取がある日急に倒れ、
緊急入院しました。

心筋梗塞だったのです。

心臓バイパス手術を受け、
退院後始めての診察で、
医師から、もう仕事を退くように勧められました。

しかし、自分が辞めてしまうと、
代わりに引き継ぐ人がいないため、
従業員を路頭に迷わすことになるため、
もう少し仕事を続けたいと主張しました。

命がどうなってもいいのなら、
勝手にしなさいと突き放された頭取は、
何とか、面倒を見て欲しいと嘆願しました。

すると、医師は、毎日午前中だけ仕事をするなら、
許可してもいいと答えたのです。

彼は、それに同意し、仕事を再開しました。

朝、オフィスで、今日すべきことをリストにし、
ABC法で、仕事をランク付けしてから、

A1から始めて行きました。
当然、毎日ランク付けしたすべての仕事を、終えることはできませんでした。

時には、Aランクの仕事を終えないまま、途中で帰ることもありました。

とにかく、彼は医師との約束を守りました。

彼は優先順位の高い仕事から順に、
処理していくことを続けました。

おかげで、仕事を日に３〜４時間しかしないにもかかわらず、
銀行は倒産することもなく、
何とか続けていくことができたのでした。

もし彼が、優先順位は低いが、
すぐに終わるような簡単なことから仕事をしているなら、
結果は違っていたことでしょう。

より良い成果を残すために、自分がつけた優先順位を信じて、
重要なことから仕事を処理していきましょう。

育自コンサルタント
−自分を育てるお手伝い−

杉本恵洋（すぎもと　しげひろ）

PS.
時間管理力は「7つの習慣」から学ぶ事ができます。
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